Geschäftsprozesse automatisieren mit KI — für den Mittelstand.
Wir nehmen Ihrem Team die repetitiven Aufgaben ab und verbinden Ihre Systeme zu durchgängigen Abläufen. Umgesetzt mit Make.com und Supabase, DSGVO-konform auf deutschen Servern — damit Sie Zeit und Kosten sparen.
Diese Aufgaben fressen täglich Stunden.
In den meisten mittelständischen Unternehmen läuft ein Großteil der Routine noch manuell — Daten werden von Hand in Systeme getippt, E-Mails einzeln sortiert, Berichte mühsam zusammengeklickt. Genau hier setzt KI-Automatisierung an.
E-Mail-Bearbeitung
Anfragen sichten, einordnen, weiterleiten und beantworten — jeden Tag aufs Neue. Ein Großteil davon folgt wiederkehrenden Mustern.
Angebote & Rechnungen
Dokumente erstellen, Daten übertragen, versenden und nachhalten. Fehleranfällig und zeitintensiv, sobald das Volumen steigt.
Dateneingabe & Pflege
Dieselben Informationen in mehrere Systeme tippen — CRM, ERP, Buchhaltung. Doppelarbeit, die niemand gerne macht.
Reporting & Koordination
Berichte zusammenstellen, Termine abstimmen, Status-Updates verschicken. Aufgaben ohne Wertschöpfung, die trotzdem Zeit kosten.
Welche Prozesse sich zum Automatisieren lohnen.
Nicht jeder Ablauf eignet sich gleich gut. Am meisten bringt KI-Automatisierung dort, wo Aufgaben häufig wiederkehren, klaren Regeln folgen und heute viel manuelle Zeit binden. Das sind die typischen Einstiegspunkte:
Eingangspost-Klassifikation
Eingehende E-Mails und Dokumente automatisch erkennen, kategorisieren und an die richtige Stelle routen — vom Angebot bis zur Reklamation.
Angebots- & Rechnungs-Workflows
Daten erfassen, Dokument generieren, versenden und Zahlungseingang nachverfolgen — als durchgängige Kette statt manueller Einzelschritte.
CRM-Pflege
Neue Kontakte, Anfragen und Aktivitäten landen automatisch im CRM — sauber, einheitlich und ohne doppelte Erfassung.
Reporting-Automatisierung
Kennzahlen aus mehreren Quellen sammeln und zu wiederkehrenden Berichten bündeln — automatisch erstellt und verteilt, ohne manuelles Zusammenklicken.
Onboarding-Abläufe
Neue Kunden oder Mitarbeitende durch standardisierte Schritte führen — Zugänge anlegen, Unterlagen versenden, Aufgaben anstoßen.
Terminkoordination
Anfragen, Bestätigungen und Erinnerungen automatisiert abwickeln und mit Kalender und CRM verbinden — weniger Hin und Her, weniger Leerlauf.
In vier Schritten zur laufenden Automatisierung.
Wir gehen strukturiert vor und beginnen klein. So sehen Sie früh Ergebnisse und bauen nur aus, was sich tatsächlich rechnet.
Analyse
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und identifizieren, welche Prozesse das beste Verhältnis aus Aufwand und Nutzen bieten.
Konzept
Wir entwerfen die Automatisierung samt Schnittstellen, Datenfluss und klarem Blick auf Sicherheit und DSGVO.
Umsetzung
Wir bauen den Workflow mit Make.com und Supabase, verbinden Ihre Systeme und testen den Ablauf gründlich.
Betrieb & Optimierung
Die Automatisierung läuft im Alltag. Auf Wunsch betreuen wir sie weiter und passen sie an, wenn sich Anforderungen ändern.
Mehr Zeit fürs Wesentliche, weniger Reibung.
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll Ihr Team entlasten und Abläufe verlässlicher machen. Was unsere Kunden davon spüren:
Stunden pro Woche zurückgewonnen
Routineaufgaben laufen im Hintergrund, statt Mitarbeitende täglich zu binden. Diese Zeit fließt in Aufgaben, die wirklich Wert schaffen.
Weniger Fehler
Automatisierte Abläufe übertragen Daten konsistent und nachvollziehbar — Tippfehler und vergessene Schritte fallen weg.
Rund um die Uhr aktiv
Anfragen werden erfasst und Prozesse angestoßen, auch außerhalb der Geschäftszeiten — ohne dass jemand am Schreibtisch sitzt.
Skaliert mit dem Wachstum
Steigt das Volumen, skaliert die Automatisierung mit — ohne dass Sie im gleichen Maß Personal aufstocken müssen.
Praktiker, die selbst automatisieren.
Wir setzen KI-Automatisierungen nicht nur für Kunden auf — wir betreiben sie täglich im eigenen Haus. Diese Erfahrung fließt in jedes Projekt ein.
Praktiker statt Theorie
Wir bauen Automatisierungen, die im Alltag bestehen — kein PowerPoint-Konzept, sondern lauffähige Workflows mit Make.com und Supabase.
Made in Germany & DSGVO
Datenschutz ist kein Nachgedanke. Wir bauen DSGVO-konform und legen Daten auf europäischen bzw. deutschen Servern ab.
Wir bauen — oder Sie selbst
Sie entscheiden: Wir übernehmen die komplette Umsetzung, oder wir befähigen Ihr Team, Automatisierungen künftig selbst zu pflegen.
Aus der Praxis
Wheego
KI-Assistentin Clara für die Mietwagen-Abwicklung — Anfragen werden erfasst und im Hintergrund weiterverarbeitet.
Fahrschule Pfeil
Automatisiertes Onboarding für neue Fahrschüler — von der ersten Anfrage bis zur strukturierten Aufnahme.
Fahrradwerkstatt Schweitzer
Terminannahme mit Anbindung an den Google Kalender — Buchungen landen automatisch im richtigen Slot.
Passt das zu Ihrem Anliegen?
KI-Automatisierung ist ein Baustein in unserem Leistungsspektrum. Je nach Bedarf sind diese verwandten Leistungen für Sie relevant:
Bereit, Ihre Prozesse zu automatisieren?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welcher Prozess sich bei Ihnen zuerst lohnt — ohne Verpflichtung, ohne Verkaufsdruck.
Kostenloses Erstgespräch arrow_forwardHäufige Fragen
Welche Prozesse sollte ich zuerst automatisieren? expand_more
Am besten starten Sie mit Aufgaben, die häufig wiederkehren, klaren Regeln folgen und heute viel manuelle Zeit kosten — typischerweise E-Mail-Verteilung, Angebots- und Rechnungs-Workflows, Dateneingabe und Reporting. Wir analysieren im kostenlosen Erstgespräch, welcher Prozess das beste Verhältnis aus Aufwand und Nutzen hat, und beginnen dort.
Was kostet KI-Automatisierung? expand_more
Das hängt vom Umfang ab. Eine einzelne, klar umrissene Automatisierung ist deutlich günstiger als eine durchgängige Prozesskette über mehrere Systeme. Wir arbeiten stufenweise: Sie starten mit einem überschaubaren ersten Workflow und bauen nur aus, was sich rechnet. Den konkreten Rahmen legen wir nach der Potenzialanalyse gemeinsam fest — ohne versteckte Kosten.
Wie lange dauert die Einführung? expand_more
Eine erste, abgegrenzte Automatisierung ist oft innerhalb weniger Wochen produktiv. Umfangreichere Prozessketten mit mehreren Schnittstellen brauchen entsprechend länger. Weil wir auf Plattformen wie Make.com und Supabase aufsetzen, müssen wir nicht alles von Grund auf programmieren — das verkürzt die Umsetzung spürbar.
Brauche ich dafür neue Software? expand_more
In den meisten Fällen nicht. Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme — E-Mail, CRM, ERP, Buchhaltung, Branchensoftware — über offene Schnittstellen miteinander. Die Automatisierung legt sich über Ihre vorhandenen Werkzeuge, statt sie zu ersetzen. Wo eine Lücke besteht, ergänzen wir gezielt, nicht flächendeckend.
Ist das DSGVO-konform und wo liegen die Daten? expand_more
Ja. Wir setzen auf DSGVO-konforme Architektur und legen Daten auf europäischen bzw. deutschen Servern ab. Datenflüsse werden auf das Notwendige beschränkt, und Sie behalten jederzeit die Kontrolle darüber, welche Informationen verarbeitet werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten wird vor der Umsetzung gemeinsam festgelegt.
Gibt es Förderung (z. B. BAFA)? expand_more
Für Digitalisierungs- und Beratungsprojekte gibt es je nach Bundesland und Programm Fördermöglichkeiten, etwa über geförderte Unternehmensberatung. Welches Programm zu Ihrem Vorhaben passt, hängt von Größe, Standort und Ziel ab — wir geben Ihnen im Erstgespräch eine erste Einordnung, ersetzen aber keine Förderberatung.
Was passiert, wenn sich ein Prozess später ändert? expand_more
Automatisierungen sind nichts Statisches. Ändert sich ein Ablauf, passen wir den Workflow an — das ist bei einem Make.com- oder Supabase-Setup vergleichsweise schnell möglich, weil die Logik modular aufgebaut ist. Auf Wunsch betreuen wir den laufenden Betrieb und optimieren die Automatisierung mit, wenn sich Anforderungen verändern.