Anleitung

Direkt nach dem Login landest du auf der Übersicht. Sie zeigt dir die wichtigsten Zahlen deines KI-Telefonassistenten — wie ein Cockpit.

insightsWas siehst du dort?

help_outlineWas ist ein Assistent?

Stell dir einen Assistenten wie einen neuen Mitarbeiter vor, der nur am Telefon arbeitet. Du sagst ihm: „Du heißt Anna, du bist freundlich, du nimmst Reservierungen entgegen für mein Restaurant" — und ab da macht er genau das. Rund um die Uhr. Auf Deutsch. Mit echter, natürlicher Stimme.

Du kannst mehrere Assistenten haben. Zum Beispiel: Anna für Reservierungen tagsüber, Berta für Notfälle nachts.

1 = „+ Neuer Assistent" zum Anlegen · 2 = Klick auf Persona-Zeile öffnet den Editor mit allen Einstellungen.

tuneSo passt du deinen Assistenten an

verified_userDSGVO-Aufzeichnungshinweis (Datenschutz)

Im Editor jedes Assistenten findest du unter Begrüßung den Schalter DSGVO-Aufzeichnungshinweis. Er ist einfach an- oder ausschaltbar und steuert das komplette Datenschutz-Verhalten — du musst dafür nichts am Prompt ändern.

Ist der Schalter aktiv, erscheint darunter das Feld Individueller Hinweis-Satz (optional). Lässt du es leer, verwendet dein Assistent den Standard-Satz „Ich zeichne dieses Gespräch auf…". Willst du deine eigene Formulierung, trägst du sie dort ein — sie wird exakt so, wie du sie eingibst, an die Begrüßung angehängt.

check_circleÄnderungen übernehmen

Unten im Fenster sitzt ein runder Haken. Solange nichts offen ist, bleibt er grau und daneben steht „Alles übernommen". Sobald du etwas änderst, wird er mintfarben und der Hinweis springt auf „Nicht übernommen" — ein Klick, und die Änderung ist gesichert. Der Haken blitzt kurz grün auf, dann ist er wieder ruhig. Willst du deine Änderung doch verwerfen, steht daneben „Verwerfen".

help_outlineWie kommst du an eine Nummer?

Atlas stellt dir aus seinem Nummern-Pool eine deutsche Telefonnummer bereit. Du bekommst sie automatisch zugewiesen wenn dein Konto eingerichtet wurde — du musst nichts kaufen oder einrichten. In deinem Dashboard unter Telefonnummern siehst du sie.

1 = deine Nummern · 2 = aktuell zugeordneter Assistent · 3 = Status (aktiv / pausiert)

tuneWas siehst du dort?

• Deine Nummern — mit dem Assistenten daneben, der gerade abnimmt
• Status — aktiv (nimmt Anrufe an) oder pausiert
• Provider — voll von uns gemanagt, das ist normal

call_splitRufumleitung: Anrufe an deinen Assistenten weiterleiten

Du hast keine Telefonanlage, die Anrufe an deinen Assistenten weiterreicht? Kein Problem. Du kannst direkt an deinem Handy einstellen, dass Anrufe, die du selbst nicht annimmst, automatisch an deinen Assistenten gehen. Einmal einrichten (ca. 2 Minuten) — deine gewohnte Nummer bleibt, Kunden merken nichts.

Methode 1 · Die 3 Codes iPhone + Android

Funktioniert auf jedem Handy, unabhängig vom Modell. Öffne die Telefon-App → Tastenfeld, gib jeden Code ein und drück den grünen Anruf-Button (kurze Bestätigung, dann den nächsten). Ersetze DEINE-NUMMER durch deine Assistenten-Nummer.

help_outlineBrauche ich überhaupt eine Kampagne?

Wenn du nur eingehende Anrufe annimmst — nein, brauchst du nicht. Sobald dir eine Nummer mit einem Assistenten zugeordnet ist, nimmt der Assistent automatisch rund um die Uhr ab.

Eine Kampagne brauchst du nur in zwei Fällen:

1. Du willst Geschäftszeiten festlegen. Z.B.: Bot nimmt nur Mo–Fr 9–17 Uhr ab, sonst nichts. Außerhalb der Zeit bekommen Anrufer eine Ansage.
2. Du willst selber rausrufen lassen. Du lädst eine Liste mit Telefonnummern hoch und der Bot ruft sie der Reihe nach an (z.B. zur Leadqualifizierung).

compare_arrowsEingehend vs. Ausgehend

badgeRückrufer werden automatisch am Namen erkannt Neu

Wenn du eine eingehende Kampagne mit Leads hast und einer deiner Kontakte zurückruft, erkennt der Assistent ihn automatisch an seiner Telefonnummer und begrüßt ihn direkt mit Namen und allen hinterlegten Daten — z.B. „Guten Tag, Herr Müller!". Du musst dafür nichts einrichten: Sobald die Anrufer-Nummer zu einem Lead in deiner eingehenden Kampagne passt, sind die Daten für den Assistenten da.

Passt keine Nummer, läuft das Gespräch ganz normal — der Assistent fragt dann einfach nach dem Namen.

add_circleEine Kampagne anlegen

upload_fileLeads für Ausgehende Kampagne importieren

Bei ausgehenden Kampagnen brauchst du eine Liste der Leute, die angerufen werden sollen.

speedAnzahl der Anrufe pro Tag festlegen Neu

In den Kampagnen-Einstellungen kannst du im Feld „Anrufe pro Tag" festlegen, wie viele Leads maximal an einem Tag angerufen werden. Ist das Limit erreicht, pausiert die Kampagne automatisch bis zum nächsten Tag.

So startest du kontrolliert und fährst langsam hoch — z.B. Tag 1 mit 1.000 Anrufen, und wenn's gut läuft am nächsten Tag auf 2.000 erhöhen. Leer lassen bedeutet: kein Tageslimit. Wie viele Anrufe gleichzeitig laufen, steuerst du getrennt davon über „Parallele Anrufe".

voicemailAnrufbeantworter werden erkannt — ohne Minuten zu verbrennen Neu

Bei ausgehenden Kampagnen landet erfahrungsgemäß ein großer Teil der Anrufe auf einer Mailbox. Auf Wunsch prüfen wir bei jedem Anruf schon vor dem Gespräch, ob ein Mensch oder ein Anrufbeantworter drangeht. Bei einem AB legt der Assistent sofort auf — er spricht kein Wort aufs Band, und es werden keine Gesprächsminuten abgerechnet. Der Lead wird als „Mailbox" markiert, sodass er später erneut versucht werden kann.

Kleiner Nebeneffekt: Die Prüfung dauert ein bis drei Sekunden — echte Gesprächspartner hören nach dem „Hallo?" also eine kurze Pause, bevor der Assistent loslegt. Sag uns einfach Bescheid, wenn wir das für deine Kampagne aktivieren sollen.

sciencePraxis-Beispiele

• Restaurant ohne Kampagne: Eine Nummer + Assistent „Anna". Bot nimmt 24/7 ab. Reservierungen kommen auch nachts rein, die KI bestätigt höflich für den nächsten Tag.
• Praxis mit Geschäftszeiten: Eine Nummer + Kampagne Mo–Fr 8–18. Anrufe in der Zeit → Assistent nimmt ab. Außerhalb → Ansage „Bitte rufen Sie zwischen 8 und 18 Uhr erneut an".
• Zwei Schichten: Eine Nummer, zwei Kampagnen. Tagschicht-Kampagne mit Persona Anna (Mo–Fr 9–17), Notdienst-Kampagne mit Persona Berta (Sa–So + Nachts).

Jedes Mal wenn jemand mit deinem Assistenten telefoniert, landet das Gespräch hier. Du kannst es nachhören, das Transkript lesen und die Zusammenfassung sehen.

1 = Filter eingehend / ausgehend · 2 = Klick auf Zeile öffnet Detail mit Audio + Transkript · 3 = Status-Badge (erfolgreich / Rückruf nötig)

visibilityWas du pro Anruf siehst

badgeWer angerufen hat

In der Liste steht der Name des Anrufers — so, wie dein Assistent ihn im Gespräch verstanden hat. Erkannt wird jede Form: voller Name, nur Vorname, nur Nachname oder als Antwort auf die Frage danach. Du musst dafür nichts einstellen, das läuft bei allen Assistenten automatisch.

• Wurde kein Name genannt, steht dort „Kein Name erkannt" — nicht einfach ein Strich.
• Widerspricht jemand der Aufzeichnung, wird auch sein Name nicht gespeichert.

phone_callbackRückruf erforderlich

Nach jedem Gespräch wird beurteilt, ob jemand zurückgerufen werden muss. Trifft das zu, trägt die Zeile ein gelbes Kennzeichen. Damit wird die Anrufliste zu deinem Arbeitsvorrat: Du siehst auf einen Blick, wo noch etwas offen ist.

filter_listFilter + Suche

Oben in der Liste gibt es Filter:

• Eingehend / Ausgehend — Anrufe trennen
• Erfolgreich / Abgebrochen — z.B. nur die Reservierungen sehen
• Datum-Bereich — z.B. nur letzte Woche
• Suchfeld — nach Nummer, Name (wenn im Transkript), Stichwort

Während die Anrufliste jedes einzelne Gespräch zeigt, beantwortet die Auswertung die Fragen darüber: Zu welcher Tageszeit ist am meisten los? Worum geht es den Leuten? Wie viele Rückrufe sind noch offen? Der Zeitraum sind die letzten 30 Tage.

query_statsWas dort steht

scheduleÖffnungszeiten hinterlegen

Die gelben Balken und die Zahl „Außerhalb der Öffnungszeiten" erscheinen erst, wenn deine Geschäftszeiten hinterlegt sind — vorher kann niemand wissen, was „außerhalb" bedeutet. Du trägst sie unter Einstellungen → Öffnungszeiten ein, je Wochentag, mit einer Schnellwahl für Mo–Fr 8–18 Uhr. Solange nichts hinterlegt ist, steht auf der Auswertungsseite ein Hinweis statt einer Zahl.

help_outlineWarum soll ich Dokumente hochladen?

Wenn deine KI Fragen beantworten soll, deren Antworten in deinem Geschäftsalltag stehen — Preise, Öffnungszeiten, FAQ — dann lade die entsprechenden Unterlagen hier hoch. Die KI greift während des Anrufs darauf zu und kann antworten, ohne dass du jedes Detail in den Prompt schreiben musst.

Praxis-Beispiel: Du lädst die PDF deiner Speisekarte hoch. Der Anrufer fragt: „Habt ihr veganes Essen?" — die KI schaut in der Karte nach und antwortet konkret „Ja, wir haben vegane Linsensuppe und einen veganen Burger."

cloud_uploadWie lädst du etwas hoch?

verifiedEchter Status & was die KI damit macht NEU · BETA 2.5

Jede hochgeladene Datei zeigt dir ihren echten Verarbeitungs-Status — keine Demo mehr:

Im Gespräch: Der Assistent beantwortet passende Fragen vorrangig aus deinen Unterlagen. Steht eine Information nicht in den hinterlegten Dokumenten, sagt er offen, dass er es nicht sicher weiß — er erfindet nichts. Unterstützte Formate: PDF, Word (.docx), Text (.txt), Markdown (.md), CSV.

credit_cardWie funktioniert die Abrechnung?

Du buchst einen monatlichen Plan, der eine bestimmte Anzahl Telefon-Minuten enthält. Verbrauchst du weniger, ist gut. Verbrauchst du mehr, werden die zusätzlichen Minuten zu einem festen Preis pro Minute am Monatsende abgerechnet (keine Sperre, keine Überraschung — du siehst es live).

format_list_bulletedDie Pläne im Vergleich

trending_upVerbrauch verfolgen

Auf der Seite Abrechnung siehst du:

• Bisheriger Verbrauch im aktuellen Monat — z.B. 278 / 500 Minuten
• Hochrechnung Monatsende — basierend auf deinem aktuellen Tempo
• Geschätzte Zusatzkosten — falls Überschreitung droht
• Frühere Rechnungen — als PDF zum Herunterladen

swap_horizPlan wechseln

webhookWas kann ich damit machen?

• Webhooks: Atlas schickt automatisch eine Nachricht an deine Software, sobald ein bestimmtes Ereignis passiert. Z.B. „Anruf beendet" → dein CRM bekommt die Daten direkt.
• API-Zugang: Du kannst Atlas-Daten direkt abrufen (z.B. Anruf-Listen, Statistiken) und in deine Tools einbinden.
• Make.com / Zapier: Empfohlen für Einsteiger. Make verbindet Atlas mit 1.500+ anderen Tools (HubSpot, Slack, Notion, Google Sheets …) ohne dass du programmieren musst.

linkWebhook einrichten

keyAPI-Key erstellen

Tab „API-Keys" → „+ Neuer Key" → Name vergeben (z.B. „Mein CRM") → Speichern. Den Key sofort kopieren und sicher aufbewahren — er wird nur einmal angezeigt.

Unter Einstellungen findest du alle Konto-Optionen:

• Profil — Name, E-Mail, Telefon ändern
• Passwort — Neues Passwort setzen
• Team — Kollegen einladen (separate Logins), Rollen vergeben (Admin / Lesezugriff)
• Benachrichtigungen — Bei welchen Ereignissen sollst du E-Mail bekommen (Plan-Verbrauch hoch, Anruf-Zusammenfassung täglich, …)
• Daten & DSGVO — Datenexport anfordern (Audio + Transkripte + Metadaten als ZIP), Konto vollständig löschen